Как подготовить информацию для ИИ-Хостес ресторана

Перед запуском ИИ-Хостес соберите в одной рабочей справке ответы на частые вопросы гостей: куда и когда можно прийти, где посмотреть меню, как забронировать стол и с чем обратиться к сотруднику. Для меняющихся условий укажите заведение, срок действия и того, кто подтверждает обновления. С такой справкой команде будет проще согласовать ответы и проверить их до общения с гостями.

Начните с вопросов, которые уже задают вашему администратору. Гостю, который собирается на поздний ужин, мало фразы «работаем до ночи»: ему важно, открыт ли нужный ресторан и успеет ли он заказать еду. Если зал и кухня закрываются в разное время, запишите оба расписания.

Соберите сведения по пути гостя

Для первой версии справки достаточно разобрать обращения, по которым гость решает, ехать ли к вам и как забронировать стол.

Если у вас сеть, проверьте меню, расписание и предложения для каждого адреса. Общие правила можно оставить в одном разделе, а отличия записать рядом с конкретным рестораном.

В Loona.ai при подготовке ИИ-Хостес к запуску согласуют каналы, информацию о заведении и ситуации, в которых нужен сотрудник, затем проверяют диалоги и обучают команду. Подготовленная справка даст команде основу для этой проверки. При подключении договоритесь, как передавать материалы и обновлять сведения.

Укажите, где и когда действует условие

Удобнее работать с короткими записями, чем искать нужную оговорку в нескольких презентациях и переписках. Для каждого важного условия ответьте: о каком заведении речь, когда оно действует и где находится подтверждённая версия.

Условный пример структуры записи, не экран продукта. Конкретные часы нужно взять из подтверждённого расписания ресторана.

Дополните такую запись источником и ответственным: например, действующим расписанием и управляющим, который подтверждает исключения. Дата проверки тоже пригодится: коллега увидит, когда сведения в последний раз сверяли. Так можно организовать справку внутри команды; формат материалов для подключения согласуйте отдельно.

Если на сайте одно время закрытия, а в закреплённом сообщении другое, сначала выясните, какая версия верна. В рабочем пакете оставьте подтверждённую версию. Отменённое условие уберите или явно отметьте, что оно больше не действует.

То же относится к акциям. Фразы «скидка по будням» недостаточно, если предложение относится только к одному адресу или заканчивается раньше праздников. Неизвестное ограничение лучше уточнить у ответственного, чем дописать по аналогии с прошлой акцией.

Договоритесь, какие вопросы уточняет сотрудник

Заранее договоритесь, на какие вопросы ИИ-Хостес отвечает по утверждённым сведениям, а какие нужно уточнять у сотрудника.

Например, для необычного формата мероприятия может потребоваться согласование управляющего. А на вопрос об аллергенах нельзя давать заверение в безопасности блюда только по его названию или краткому описанию меню. Утвердите вместе с командой, какие сведения допустимо сообщать и кому направлять вопросы, требующие уточнения.

Запишите и подходящую формулировку ответа. Вместо неподтверждённого «да, конечно» можно предложить: «Уточним возможность у сотрудника ресторана». Договоритесь, кто принимает такой вопрос и как гость получит ответ. При настройке согласуйте порядок передачи обращения и проверьте его на примере такого запроса.

После изменения проверьте ответ, а не только справку

Предположим, ресторан отменил предложение, а его описание осталось в старом файле. После правки справки проверьте, что ИИ-Хостес отвечает гостю об этом предложении. Так вы сверите не только документ, но и ответ в настроенном канале.

Редакционная схема работы команды, не интерфейс и не обещание автоматического обновления сведений.

Договоритесь о таком порядке изменений:

1. Назначьте ответственного за рабочую справку и определите, кто сообщает ему об изменениях.
2. После утверждения нового условия обновите материалы способом, согласованным при подключении ИИ-Хостес.
3. Задайте вопрос, на который изменение влияет, и проверьте ответ в настроенном канале.

Если правильная версия ещё не подтверждена, согласуйте с командой временный ответ с уточнением у сотрудника.

Для разового события запишите и дату окончания условия. Иначе подготовка к следующему выходному начнётся с выяснения, действует ли ещё прошлое предложение.

Испытайте справку на обычных и неудобных вопросах

Возьмите реальные типовые обращения, убрав имена и контакты гостей. Добавьте вопросы, в которых легко перепутать адрес, дату или прежнее предложение. Например:

• «Вы сегодня работаете как обычно?»
• «А кухня открыта столько же, сколько зал?»
• «Это предложение есть в другом вашем ресторане?»
• «Мне прислали старую афишу. Условия ещё действуют?»
• «Можете подтвердить особое пожелание к брони?»

Сверяйте ответ с утверждённой справкой. Проверьте, верно ли указаны адрес и дата, не потерялись ли ограничения и понятен ли гостю следующий шаг. Если требуется сотрудник, отдельно убедитесь, что согласованный порядок связи с ним работает.

Ошибку удобнее записать конкретно: какой вопрос задали, что получили и какое условие потерялось. После исправления повторите вопрос, на котором возникла ошибка, и связанный с ним: например, о том же предложении в другом ресторане сети, если оно там действует. Проверьте, не возникло ли нового противоречия. Успешный тест подтверждает проверенный сценарий, но не гарантирует правильность всех будущих диалогов.

Начать можно с одного заведения и небольшой подборки частых обращений. Уберите противоречия, договоритесь об обновлениях и проверьте ответы. Сохраните эту справку как рабочую версию, чтобы при следующем изменении команда знала, какие сведения обновить и у кого их подтвердить.