Автоматизация баров обычно стартует с кассы и скорости обслуживания. Но потери чаще всего появляются не в момент продажи, а дальше - в неверных нормах, пересортице, неоформленных списаниях и слабом контроле разливов. Поэтому системы автоматизации бара стоит выбирать и настраивать так, чтобы касса, техкарты и склад работали в одной логике. Тогда автоматизация бара ресторана становится частью автоматизации управления рестораном и дает управляемые цифры, а не "красивые отчеты".

Склад начинается с порядка в номенклатуре и единицах измерения. На практике важно, чтобы у товара была одна карточка, понятная единица учета и понятное место хранения. Для бара это касается алкоголя, сиропов, соков, кофе, молока, воды, льда, расходников и товаров для перепродажи. Если один ингредиент заведен разными позициями, отчеты по остаткам и себестоимости будут расходиться, и любая система автоматизации ресторана начнет "плыть" на базовых цифрах.

Второй базовый момент - движение товара. Приход, перемещения между складом и баром, возвраты поставщику, списания и корректировки должны фиксироваться одинаково каждый раз. Если часть операций делают "потом", а часть - в обход учета, автоматизация работы ресторана теряет смысл именно там, где нужен контроль.

Техкарты и нормы для бара

Для кухни техкарты обычно внедряют раньше. В баре их часто откладывают, хотя именно бар дает быстрые расхождения. Чтобы автоматизация программы для ресторанов считала себестоимость правильно, нужны нормы для разливов и рецептуры коктейлей.

Важно договориться о правилах еще до настройки: что считается порцией и как фиксируется разлив, как учитываются вскрытые бутылки, как оформляются дегустации и комплименты, как вести рецептуры напитков с несколькими ингредиентами. Если эти правила не закрепить, списания превращаются в ручную правку, и автоматизация баров начинает показывать случайный результат.

Списания

Списания должны быть не одной строкой "списали по факту", а набором причин. Тогда видно, где проблема в норме, где в хранении, где в дисциплине. Причины удобно сделать короткими и обязательными к выбору. Так проще анализировать и сравнивать периоды.

Перед запуском складского контура проверь такие настройки в системе автоматизации ресторана:

единые справочники товаров, единиц учета и мест хранения
техкарты для напитков и позиции с фиксированным разливом
обязательные причины списаний и возвратов
стоп-лист и правила доступности позиций, чтобы не продавать то, чего нет
роли и права доступа на корректировки и ручные операции
журнал действий пользователей по критичным операциям

Инвентаризация

Инвентаризация должна быть регулярной. Для бара удобнее короткие циклы: по группам риска и по зонам хранения. Тогда расхождения меньше, а причины находятся быстрее. Отдельно стоит продумать учет вскрытых бутылок и фиксацию остатка в миллилитрах или долях. Если это не описано, разные сотрудники будут считать по-разному, и система будет показывать нестабильные данные. Хорошая практика - закрепить один сценарий инвентаризации и не менять его каждую неделю. Сначала стабилизируют процесс, потом уже сравнивают показатели и вводят контрольные пороги.

Когда остатки правильно посчитаны, закупки становятся прогнозируемыми. Можно настроить минимальные остатки по ключевым товарам, видеть скорость расхода и заранее планировать заказ. Это снижает количество срочных закупок и ситуации, когда позиция есть в меню, но закончилась на складе. Здесь автоматизация заказов ресторана и продажи в зале должны быть связаны со стоп-листом, иначе гостю продают недоступные позиции.

Если используется автоматизация ресторанов iiko или другая платформа, полезно проверить, как именно устроена связка касса - склад - техкарты, и кто отвечает за поддержание справочников. Без владельца процесса данные постепенно деградируют.

Чтобы учет не ломался в пике, полезно настроить простые проверки прямо в смене. Например, если по позиции с фиксированным разливом резко растет доля отмен или возвратов, это повод сразу проверить действия сотрудника и корректность пробития. Для бара также важны запреты на продажу в минус по ключевым товарам и единые правила, как оформлять замену напитка гостю.

Если в контур подключена CRM, история заказов должна фиксироваться одинаково для зала, самовывоза и доставки. Тогда программы удержания клиентов работают на реальных данных, а не на случайных выгрузках. На базе CRM проще оценивать, какие позиции дают повторные визиты и как меняется средний чек у постоянных гостей.

Какие отчеты смотреть управляющему

Отчеты должны быть короткими и регулярными. Для контроля достаточно набора метрик, которые показывают риск и динамику, а не все сразу. Удобно раз в неделю смотреть:

расхождения инвентаризации по алкоголю, сиропам, кофе и молоку
списания по причинам и долю списаний от оборота
отклонения себестоимости от норм по ключевым позициям
продажи по маржинальности, топ и позиции с падением
отмены, возвраты и ручные корректировки в чеке
динамику остатков и частоту срочных закупок

Если подключена срм аналитика, можно дополнить контроль сегментами постоянных гостей и оценить, как изменения в барной карте влияют на удержание клиентов. Это уже часть ресторанного маркетинга, но база все равно одна - точный склад и корректные списания.

Обычно проблемы возникают из-за мелких упрощений: не заводят техкарты на коктейли, делают списания одной причиной, разрешают всем корректировки, не фиксируют остаток по вскрытым бутылкам, обновляют меню отдельно от склада. В итоге автоматизация кафе и ресторанов программы начинает показывать расхождения, а команда перестает доверять цифрам. Лучше потратить время на правила и права доступа в начале, чем потом долго восстанавливать данные.